Microsoft Office Word 2010

Автор
Оцените материал
(0 голосов)

Введение - Обзор Microsoft Office 2010 и новых возможностей

1. Переход на новый интерфейс Office 2010 без отрыва от работы (урок 1)

2.1 Создание и оформление текстовых документов с Word 2010. Урок 2. Часть1

2.2 Создание и оформление текстовых документов с Word 2010. Урок 2. Часть 2

2.3 Создание и оформление текстовых документов с Word 2010. Урок 2. Часть 3

3.1 Работа с электронной почтой и расписаниями с Outlook 2010. Урок 3. Часть 1

3.2 Работа с электронной почтой и расписаниями с Outlook 2010. Урок 3. Часть 2

3.3 Работа с электронной почтой и расписаниями с Outlook 2010. Урок 3. Часть 3

4. Обеспечение последней версии документа на компьютерах всех вовлеченных сотрудников с SharePoint Workspace 2010. Урок 4

5.1 Работа с цифровыми данными, визуальный анализ и принятие решений с Excel 2010. Урок 5. Часть1

5.2 Работа с цифровыми данными, визуальный анализ и принятие решений с Excel 2010. Урок 5. Часть 2

6. Централизованное ведение записей со встреч, заметок и материалов с обучающих семинаров с OneNote 2010

7.1 Создание красивых презентаций с Powerpoint 2010. Урок 7. Часть 1

7.2 Создание красивых презентаций с Powerpoint 2010. Урок 7. Часть 2

8.1. Экономия на командировках и междугородних звонках - обзор возможностей Office Communicator

8.2. мировой опыт объединенных коммуникаций в госсекторе Office Communicator

9.1 Управление проектами с Project 2010. Урок 9. Часть 1

9.2 Управление проектами с Project 2010. Урок 9. Часть 2

9.3 Управление проектами с Project 2010. Урок 9. Часть 3

 

 

 

 

Введение - Обзор Microsoft Office 2010 и новых возможностей

 

Добрый день уважаемые радио слушатели меня зовут Арсений Евмененко, и сегодня я хотел бы рассказать вам о продуктах Microsoft из семейства Office2010. Офисные продукты повсеместно используются в работе любых предприятий, их большое количество. Если вы откроете, вы увидите большое количество приложений, самые часто использованные в вашей работе это Excel и Word. На этом тренинге мы рассмотрим большинство из этих продуктов, которые помогут вам в вашей работе, а также рассмотрим способы быстрого освоения ими. Давайте немного посмотрим возможности нового Office. Office2010 помимо того, что он стал еще более удобным для работы, позволяет вам более быстро перейти с предыдущих версий Office, новый удобный поиск слов и обработки текста. Теперь времени на поиск слова уходит в несколько раз меньше, поиск слова занимает буквально несколько секунд, даже если в документе более ста страниц.

       Также хорошая функция появилась Office2010 это одновременное редактирование. Если вы хотите отредактировать документ вместе со своими коллегами, вы теперь можете это сделать в приложениях Excel и Word. Вы будете видеть, как ваши коллеги редактируют документы, и они будут видеть те изменения, которые вы вносите в документ.

       Следующая хорошая функция, которая появилась Office2010 это визуальный анализ с инфокривыми. Обработка больших численных данных теперь не проблема, для этого не нужны бизнес аналитики, вы всегда легко сможете выделить нужные вам данные или посмотреть тенденцию цифровых потоков в Excel.

       Дизайнерское редактирование фотографий, если вам надо сделать презентацию, то новый, PowerPoint2010 поможет вам сделать ее не только быстро и профессионально, но и красиво оформить ее, используя профессиональные инструменты дизайнеров.

       Доступ с веб-браузера удаленного компьютера из редактирования эта функция позволяет вам использовать Office даже если он не установлен на вашем компьютере. Достаточно иметь под рукой только веб-браузер.

1. Переход на новый интерфейс Office 2010 без отрыва от работы (урок 1)

 

Давайте я вам покажу, как быстро научиться работать в Office2010, без отрыва от работы. Для тех, кто пользовался Office2007, будет легко перейти на обновленный интерфейс лента. Для тех, кто ни разу не работал с лентой, я постараюсь более доступно рассказать о его преимуществах, о том, как с ним работать просто и эффективно. Если у вас есть доступ к Интернет, вы можете зайти на сайт OfficeMicrosoft. сom, и выбрав ссылку началом работ интерфейс лента, дальше выбираем поиск команд на ленте Office и можем загрузить интерактивное руководство Office2010.

        Что оно из себя представляет? Вы можете очень быстро освоить работу Word, Excel, PowerPoint, в ближайшее время появится интерактивное руководство по остальным продуктам. Давайте попробуем открыть руководство поWord, это же приложение вы можете потом скачать себе на компьютер и использовать без доступа в Интернет. Я нажимаю пуск, и вижу привычный интерфейс Office2003, я хочу узнать, где теперь находится какая функция в Office2010. Я выбираю таблицу, нажимаю ячейки, и программа показывает, где теперь находится эта функция в новом интерфейсе. Мы видим вкладку макет, разделить ячейки также вы можете посмотреть все команды, даже если они находятся глубоко в меню вставка, рисунок, диаграмма. Как вы видите, в новом Office все меню находятся недалеко, не надо много раз нажимать кнопку мышки, все достаточно просто. Для того, чтобы вставить диаграмму, достаточно нажать вкладку вставка и выбрать диаграмму.

       Что же еще поможет вам в освоение продукта Office2010? Конечно же, это интерфейс лента, давайте я расскажу вам, как им пользоваться, чтобы вы знали основы. Весь интерфейс лента представлен в виде вкладок, на главной находится весь функционал, который вы используете каждый день. Это позволяет не нажимать дополнительного меню и не искать нужные команды, а очень быстро и просто их вставлять. Допустим, вы каждый день используете различный шрифт, изменяете размер шрифта, вы делаете текст жирным либо курсивом, вам надо, если у вас есть какой либо текст, выровнять его, эти функции тоже вынесены на главное меню.

      Следующая вкладка называется вставка, в ней находится всё, что вы можете вставить в свой документ. Если вы хотите вставить какую-то информацию, будь-то рисунок или диаграмма либо какая либо фигура, то вы можете это сделать через данное меню.

      Следующая вкладка разметка страницы. Если вы хотите, изменить оформление страницы или всего документа, то на этой вкладке вы найдете все необходимые команды. Разбить страницу на колонки, поменять ориентацию страницы с книжной на альбомную, уменьшить или увеличить отступы полей, а также дополнительные пункты меню, которые мы рассмотрим позже.

         Следующая вкладка это ссылки, если вы хотите вставить ссылку, создать оглавление или создать список литературы, вам поможет эта вкладка. Здесь вы можете создать оглавление вашего документа, вставить ссылку либо вставить название документа.

         Следующая вкладка рассылки это интеграция с почтовой программой Outlook2010. Вы можете выбрать получателей и отправить ваш документ прямо из окнаWord. Для этого достаточно ввести список получателей, и документ отправится им мгновенно.

         Если вам прислали какой либо документ и вы должны внести в него какие либо исправления, вы выбираете вкладку рецензирование. Здесь вы можете проверить документ на орфографию, сделать перевод с одного языка на другой, создать примечание, комментарий, внести какие-то исправления либо принять исправления, которые были сделаны другими людьми. Также для одновременной работы с документом в этой вкладке вы будете использовать пункт блокировать автора либо ограничить редактирование

       Последнее меню, которое используется в интерфейс лента это вид. Здесь можно посмотреть, как отображается документ на экране либо в режиме разметка страницы, либо в режиме структуры, либо же в режиме черновика. Здесь же можно поменять масштаб вашего документа, допустим, представить в виде одной страницы либо разбить по ширине.

       Если вас не устраивает данное меню, вы всегда можете отредактировать его по своему усмотрению. Эта функция появилась только в новом Office2010, давайте посмотрим, как она работает. Я нажимаю меню файл, выбираю параметры, в параметрах выбираю настройка интерфейс лента. Здесь я вижу те меню, которые уже сделаны, и я хочу создать новую вкладку. Допустим, я создаю вкладку, переименовываю ее, называю «моя вкладка». В этой вкладке я создам группу, назову ее «нужные инструменты» и в эту группу я буду вкладывать те пункты меню, которые я хочу. Допустим, я очень часто вставляю рисунки, я очень часто сохраняю документ, и даже вот сохранить как, мне интересно изменять. Если вы посмотрите, здесь небольшое количество команд, я щёлкаю и выбираю все команды, для того, чтобы посмотреть все возможные команды, которые есть в Word2010, допустим, я хочу запускать различные приложения, я их тоже добавляю сюда, после чего нажимаю кнопку ок. Теперь появилась новая вкладка, она называется «моя вкладка», и на ней те пункты меню, которые я выбрал. Вы можете таким образом настраивать свои собственные вкладки.

      Что еще можно изменить в интерфейсе? Есть еще специальная панель быстрых команд, панель быстрого доступа, которую вы точно так же можете редактировать. Вы можете вносить сюда какие-то встроенные команды либо же использовать пункт другие команды и вставить сюда то, что вы хотите, допустим, я выберу таблицу, нажму добавить и нажму ок. После чего я могу вставлять таблицы прямо из этой панели быстрого запуска.

 

          На этом я заканчиваю блок про вступления, надеюсь, вы будете использовать новый интерфейс Office2010с легкостью в своей работе.

2.1 Создание и оформление текстовых документов с Word 2010. Урок 2. Часть1

 

Добрый день уважаемые радиослушатели меня зовут Арсений Евмененко, и сейчас я расскажу вам о том, как создавать и оформлять текстовые документы при помощи Word2010. Для начала я расскажу вам, как создать и красиво оформить текст используя шрифты, списки, абзацы, стили и темы. Для этих целей мы возьмем документ «протокол1», открываем Word и используем вкладку Главная. Для начала я хочу изменить шрифт всего моего документа, для этого я выделяю весь текст нажав CtrlA и из списка шрифтов выбираю тот, который будет мне подходить больше всего. Как только я навожу на какой-то из шрифтов, я вижу, как изменяется весь мой документ, мне понравился шрифт «колибри» я его выбираю. Теперь весь мой документ написан этим шрифтом.

       Следующим этапом, я хочу убрать курсив из названия документа, как только я выделяю название документа, я вижу, что у меня появилось дополнительное меню, в котором вынесены самые часто используемые команды, которые вы используете десятки раз в день, и как раз здесь я могу убрать курсив. Убираю курсив, теперь сделаем фамилии присутствующих другим цветом, для этого выделяем список фамилий, добавляем еще вот эти две фамилии. Есть два варианта сделать этот список другим цветом: 1) через возникающее меню, мы можем выбрать любой цвет, и сразу же посмотреть, как это будет выглядеть на экране, 2) через интерфейс ленту, мы выбираем группу шрифты и выбираем тот цвет, который нам понравился, допустим, таким слегка серебряным цветом.

       Теперь рассмотри функцию увеличения шрифта, я возьму тот же самый список фамилий, название повестка дня и текст повестки. Как только я навожу на размер шрифта, я вижу, как будет изменяться мой документ, допустим, увеличиваю либо уменьшаю. Я вижу достаточно хорошо, поэтому я сделаю шрифт №10, теперь, как вы видите и здесь, и здесь шрифт стал маленький. Вот это стало большим, это меня не устраивает, поэтому я выделю всё, и выберу шрифт №10. теперь у меня весь документ поместился на одну страницу, получился хорошо отформатированный текст, достаточно быстро.

        Давайте посмотрим, как сделать этот документ еще более профессионально. Для этого я выбираю группу Стили, сначала я открываю пустой документ, и в этих стилях вы можете выбрать, как будет выглядеть дальше ваш документ. Допустим, сначала я ввожу заголовок моего документа, далее я ввожу какой либо текст, и в этом тексте указываю какую-то цитату. Отформатируем этот документ, используя стили, я выделяю заголовок, и хочу, чтобы он был действительно заголовком, на экране сразу же показывается, как он будет выглядеть. Теперь я выбираю обычный текст, и среди предложенных вариантов выбираю тот, который мне нравится, допустим, «строй». Выбираю цитату, и здесь точно так же есть цитата, как видите, она сразу сделана курсивом. Выделяем всё, и мы можем автоматически увеличить размер нашего текста, как видите, как только я приближаю или удаляю, изменяется размер документа.

         Можно применить стили из набора, здесь я сейчас сделал свой собственный стиль. Я могу выделить весь документ, и изменить стиль из набора. Допустим, Word2010 либо «газетная бумага», либо «изысканный», мне понравился «паркет». Он выделяет мой заголовок, выделяет мой текст и выделяет цитату, соответственно, другим цветом. К этому документу я могу применить другие шрифты, для этого я нажимаю изменить стили, шрифт, и выбираю тот шрифт, который мне больше нравится, допустим, вот такой. Я могу также применить цвета, выделяю весь текст, нажимаю цвет и выбираю, как будет выглядеть мой текст уже отформатированный по цвету, вот такой голубенький документ получился, цитата, заголовок и обычный текст черного цвета.

       Что еще можно сделать? Можно отформатировать по темам. Если я хочу вставить тему в мой документ, я выбираю в меню разметка страницы, и выбираю тему для моего документа. Среди предложенных тем, я выбираю ту, которая мне больше нравится, и документ автоматически отформатируется и цветом, и структурой, и шрифтом в предложенной мною теме. Допустим, пусть это будет «сетка».

         Теперь, когда вы умеете форматировать документ, рассмотрим, как использовать разметку страницы. Для этого мы откроем вот такой документ, называется он «Праздник весны и труда». И первое, что рассмотрим, это возможность маштабирования. Для того, чтобы маштабировать наш документ, выбираем вкладку вид, масштаб и выбрать либо 100%, либо, чтобы у нас отображалась целая страница на экране, либо по ширине страницы. Если вас не устраивает данное меню, вы можете выбрать собственный масштаб, указав, сколько именно % вы хотите отображать. Есть специальное ускорение этой функции, маленький бегунок, который находится внизу экрана, нажимая плюс, масштаб документа увеличивается, соответственно нажимая минус – масштаб уменьшается.

         Теперь поменяем параметры страницы, заходим на вкладку Разметка страницы, выберем группу параметры страницы и здесь мы можем изменять то, как выглядит наш документ. Допустим, мне хочется, чтобы документ, как можно больше поместился на одной странице, для этого я выбираю пункт поля и говорю, что поля в этом документе у меня будут узкие, поля уменьшились. Так как документ у меня достаточно большой, я хочу, чтобы у него была ориентация не книжная, а альбомная, изменяю ориентацию. Чтобы было видно, изменяю масштаб на одну страницу. Ориентация стала альбомной.

       Теперь я хочу, чтобы этот документ я мог бы вложить в конверт, для этого я выбираю письмо. И теперь этот документ я могу вложить в конверт, всего лишь сложив его пополам.

         Если мне хочется, чтобы весь мой текст разбился на две колонки, я выбираю тот текст, который мне надо разбить на несколько колонок, выбираю разметка страницы, колонки. Я могу разбить документ на две колонки либо на три, либо сделать одну узкой другую широкой, выбираю то, как мне нравится. Если я не нашел то, что мне подходит, я выбираю пункт другие колонки и делаю столько колонок, сколько мне необходимо.

         Теперь рассмотрим, что появилось нового в функционале копирование вставки. Для начала откроем документ Excel, из которого мы хотим вставить информацию. Я выделяю часть таблицы, которую хочу вставить в свой документ, нажимаю копировать, и открываю новый документ Word2010. Какими вариантами я могу вставить? Во первых, я могу нажать правую кнопку мышки, и увидеть различные варианты ставки, также я могу использовать интерфейс лента и вставить черезинтерфейс лента, точно так же параметры вставки будут отображаться. Что значит параметры вставки? Я могу предварительно просмотреть документ, как он будет выглядеть, когда я его буду вставлять. Либо это будет исходное форматирование, либо это будет объединенное форматирование, либо сохранить только как текст. Допустим, мне интересно, чтобы это было в виде таблицы. Я сохраняю исходное форматирование и вставляю в виде таблицы свою информацию.

         Следующее, что мне хочется сделать с этим документом, это немного подредактировать, я выделяю весь документ, захожу в меню конструктор для работы с таблицами и выбираю границы, у меня одна граница пропущена, я говорю, что все границы нарисовать, и при этом форматировать, как таблицу, допустим, пусть это будет вот таким образом. Теперь это отформатированная таблица, которую я вставил из Excel , быстро и легко.

      Теперь давайте попробуем создать схему, используя такую функцию, как смарт арт. Допустим, нам необходимо указать вехи развития компании или же указать, что происходило в каких либо годах. Мы выбираем вкладку вставка, фигуры смарт арт и среди большого количества различных вариантов, выбираем тот, который нам больше всего подходит. Мы хотим узнать, что происходило в разные годы, для этого я использую.

2.2 Создание и оформление текстовых документов с Word 2010. Урок 2. Часть 2

 

Следующая фигура, вот она называется «восходящая стрелка», я нажимаю ок, и вставляю эту стрелку в свой документ. Теперь я могу вводить здесь текст, он автоматически будет маштабироваться, как только я ввожу. Я вставил фигуру в свой документ, но мне мало этого, фигура кажется мне не очень красивой, я хочу ее слегка приукрасить. Я выбираю, допустим, трехмерную фигуру, мне нравится вот такая, но мне кажется слишком блеклой, и я изменяю цвет этой фигуры, допустим, пусть она будет розовой с белыми кружками. Теперь моя фигура получилась достаточно профессиональной, я слегка уменьшу ее в размере, и мы видим достаточно профессионально вставленную фигуру за несколько секунд.

       Следующая функция, о которой я хотел бы вам рассказать, это новые возможности поиска слов в документе. Для этого откроем следующий документ, называется он «администрации Краснооктябрьского района», достаточно большой и интересный документ, как вы видите здесь, есть и обычные листы в режиме альбома, а также книжная ориентация. Я хочу найти в этом документе, какую либо информацию, для начала я увеличу масштаб, переведу курсор мышки в любое удобное место, это большой документ я хотел бы найти нужное мне слово. Как это сделать? Очень легко. Сначала мы выберем на вкладке главная пункт найти, мы можем просто выбрать его, либо же из предложенных вариантов, выбрать тот поиск, который нам необходим. Допустим, я нажимаю найти, и открывается окно навигации, в этом окне я попробую найти словосочетание «заседание комиссии». Как только я начинаю вводить это слово, я вижу подчеркнуто желтым то, что он нашел в моем документе, а также я вижу список всех абзацев, где находится это слово «заседание». Но вот «заседание комиссии» это всего лишь одно словосочетание, и я вижу, как оно автоматически отображается у меня на экране. Любая информация, которую вы ищете, будет автоматически, отображается на экране, самой первой ссылкой.

         Для того, чтобы сделать переход более простым, что было сделано в программе Word2010 вы можете наводить на любой из абзацев и он автоматически подсвечивается на экране при этом еще и отображается на какой именно страницы находится данный абзац, это позволяет быстрей ориентироваться, быстрей находить информацию. Благодаря обновленной службе поиска, искать информацию стало легче и быстрее.

       Что же мне делать, если я хочу заменить какое-то слово в моём документе? Для этого я перехожу на вкладку главная, выбираю пункт заменить, допустим, я хочу заменить слово «граждан», на слово «горожан». Я могу выбрать найти далее, тогда он найдет первое попавшееся слово, вот оно «граждан», и нажимаю заменить, теперь это стало слово «горожан». Если я хочу заменить всё, я нажимаю заменить всё, и Word показывает мне, сколько он нашел таких слов и сколько сделал замен. Число выполненных замен три, соответственно три слова «граждан» заменены на слово «горожан», нажимаю ок, и закрываю окно замены.

       Теперь я покажу вам, как можно вставить рисунок в документ, быстро и легко отредактировать его, используя профессиональные инструменты встроенные вWord2010. Я открываю пустой документ, нажимаю вкладку вставка, выбираю рисунок, пусть это будет «ромашка». Я вставил этот рисунок в документ, он слишком большой, не помещается на экран, я его слегка уменьшу. Мне не нравится, что он находится сбоку, я хочу, чтоб он находился по центру, для этого я выбираю группу положение на вкладке формат и выбираю, где будет находиться мой рисунок. Допустим, сверху по центру, я его отчетливо вижу. Теперь мне хотелось бы удалить весь фон и оставить только белую ромашку, не нравится мне этот зеленый фон, я нажимаю удалить фон. Word2010 автоматически показывает фиолетовым цветом то, что он считает фоном. Я слегка растягиваю, чтобы не повредить цветочек, отсекаю ненужные кусочки, допустим, вот этот белый кусочек мне не нужен, я нажимаю пометить области для удаления, и начинаю слегка уменьшать данный белый кусочек. Вот он уменьшился, нажимаю сохранить изменения И теперь у меня та же самая ромашка, но при этом без зеленого фона.

       Я хотел бы добавить несколько эффектов моему рисунку, например, чтобы он был как фотография и добавить несколько художественных эффектов, для этого я выбираю на вкладке формат, экспресс стили рисунков, и из предложенных вариантов выбираю тот, который мне подойдет, пусть это будет вот такой. Рисунок похож теперь на фотографию, и добавлю художественные эффекты. Я захожу в художественные эффекты, из предложенных вариантов могу посмотреть, как они будут выглядеть у меня на экране. Допустим, мне нравится «пластиковая упаковка» я выбираю именно ее. И в конце я хотел бы изменить насыщенность цвета, сделать цвета более яркими. Я выбираю цвет, насыщенность цвета, и делаю насыщенность 200%. Получилось достаточно интересное изображение, которое я могу использовать дальше. Теперь вы знаете, как просто за несколько минут сделать так, чтобы любой рисунок стал качественным и профессионально оформленным.

       Теперь давайте рассмотрим, как вывести документ на печать и посмотреть его свойства. Для этого выбираем вкладку файл, она была очень сильно переработана по сравнению с 2007 версией, и мы можем посмотреть свойства документа, я вижу те свойства, которые есть, я вижу, сколько времени я потратил на правку этого документа, я могу посмотреть больше, допустим, показать все свойства этого документа. Если я хочу ввести какие-то свойства, я могу нажать на свойства, показать область сведения о документе, у меня открывается дополнительное окно, в котором я могу ввести название, пусть это будет «цветок». Я могу ввести ключевые слова для удобства поиска этого документа в системе, допустим, «рисунок, цветок» или ввести какие либо примечания, после чего все это сохранится.

       Если я хочу распечатать свой документ, я открываю меню файл, выбираю пункт печать, на этой странице я вижу то, как будет выглядеть мой документ при печати, я вижу большую кнопку печать, чтобы напечатать, я вижу те принтеры, на которых я могу распечатать, я могу выбрать их из списка, любой доступный. Раньше была большая проблема сделать двухстороннею печать, теперь есть большая кнопка «односторонняя печать», как только я переключаю, можно печатать на обеих сторонах. Word2010 автоматически понимает, что принтер, подключенный к моему компьютеру, не умеет печатать двухстороннею печать, и предлагает печатать вручную на обеих сторонах. Я могу выбрать ориентацию, как будет выглядеть мой документ при печати, а также я могу выбрать размер моего документа для того, чтобы распечатать в меньшем формате.

           Если вы хотите переслать свой документ какому-либо человеку, но не хотите, чтобы в этом документе содержались ваши личные данные, вы можете использовать такую функцию, как инспектор документов. Как ей воспользоваться? Я открываю вкладку файл, вижу кнопку поиск проблем, и вижу инспектор документов, я нажимаю инспектор документов, сохраняю перед этим свой файл, и нажимаю кнопку проверить. Я вижу, чтоWord2010 нашел в свойствах документа имя автора, я хочу удалить, нажимаю кнопку удалить, удалить всё и нажимаю кнопку закрыть. Теперь в моем документе нет никаких личных данных, я могу этот документ пересылать другим людям.

       Теперь я покажу вам, как можно одновременно редактировать один документ нескольким людям. Для этого я открываю шерипонт портал, на нем есть документ, он называется «телефонограмма Антонова», я нажимаю открыть этот документ в MicrosoftWord.

2.3 Создание и оформление текстовых документов с Word 2010. Урок 2. Часть 3

 

Я нажимаю открыть этот документ в Microsoft Word, редактировать его, соглашаюсь, ввожу пароль для открытия документа, как только документ открывает несколько человек, автоматически я могу видеть это у себя на экране и могу заблокировать какой либо текст под себя. Допустим, на данный момент времени я вижу, что этот документ редактируется. Редактирует его Ирина Савенкова, я тоже хочу отредактировать какой либо кусочек, я выбираю кусок этого документа, перехожу на вкладку рецензирование и нажимаю блокировать автора. Теперь этот кусок документа могу редактировать только я. Тот кусочек документа, который под себя заблокировала Ирина, я не могу редактировать. Я попытаюсь его выделить, я не могу его вырезать, я не могу изменить шрифт, ничего сделать с этим куском я не могу, можно только скопировать. Весь остальной текст я могу править, как хочу. На самом деле мне необходимо отредактировать этот кусочек документа, поэтому я напишу Ирине, чтобы она разблокировала документ. Как только Ирина разблокирует документ, автоматически я увижу это у себя на экране. Я также могу ограничить доступ людей к этому документу, чтобы они не могли его открывать редактировать. Сейчас Ирина разблокирует этот кусочек, чтобы я мог его редактировать.

           Пока мы смотрим другую функцию, которая называется защита документа. Допустим, я хочу, чтобы мой документ могли видеть только определенные люди, я ограничу доступ к этому документу, для этого я открываю вкладку файл и вижу пункт защитить документ, я могу пометить этот документ, как окончательный, как только Ирина разблокирует. Если я помечаю этот документ, как окончательный, его нельзя будет редактировать, но этот запрет может снять любой желающий, просто перед редактированием будет предупреждение о том, что автор пометил этот документ, как окончательный. Я могу зашифровать свой документ паролем. Допустим, я создам новый документ, сохраню его и нажму зашифровать пароль, введу подтверждение пароля. Теперь для открытия данного документа потребуется пароль. Сохраню изменения, зайду в документ, как только я попытаюсь открыть этот документ, он попросит у меня пароль. Без этого пароля я не смогу открыть документ, я ввожу и получаю доступ к своему документу. Я сниму сейчас пароль с этого документа.

         Следующий вариант защиты документа это ограничение редактирования. С помощью этой защиты вы можете выделить те поля, которые могут редактировать пользователи и те, которые запрещены для редактирования. Данный способ удобен если вы делаете шаблон, какого либо документа и надо вводить небольшое количество данных, допустим, изменять дату или изменять фамилию, вы можете ограничить редактирование. Для этого вы вводите текст и нажимаете разрешить только указанный способ редактирования документа. Здесь вы можете указать, кому можно редактировать, допустим, я выберу, что не всем и нажму включить защиту. Можно использовать несколько проверок по́длинности либо пароль, либо проверка по́длинности пользования. Если у вас развернута экзептарий, то вы можете выбрать проверку пользования. Я выберу пароль, введу пароль, введу его подтверждение и нажму ок. Теперь в этом документе вы сможете отредактировать только вот этот текст, ничего больше в этот документ вы внести не сможете. Чтобы отключить защиту вам придется ввести пароль.

     И последний способ защиты документа это можно ограничить разрешение пользователей, я выбираю ограниченный доступ, жду пока мой компьютер, соединится с сервером управления правами на данный документ, соединился, я говорю ок, и теперь я могу ограничить разрешение на доступ к этому файлу. Я могу выбрать тех пользователей, которые будут иметь право только на чтение и тех пользователей, которые будут иметь право на изменения, причем добавлять пользователей я могу из адресной книги.

         Ирина так и не разблокировала, но в принципе я заблокировал под себя остальные абзацы, поэтому теперь этот документ она не сможет редактировать.

       Последнее, что я хотел бы показать вам в работе с Word2010 это возможность редактирования документа из окна браузера. Для этого я загружу документ на Sharepoint, выбираю загрузить документ, выберу тот документ, который я хочу разгрузить, пусть это будет «другая телефонограмма», нажимаю кнопку ок. Теперь этот документ находится на Sharepointе и я могу его редактировать прямо из окна веб-браузера, якобы у меня не установлен Office2010 на моем локальном компьютере. К сожалению редактировать данные документы можно только в формате Word2007 либоWord2010 но у меня есть документ Outlook он с расширением DOKX, я загружу его. Он очень быстро загружается, и теперь у меня появляется дополнительная вкладка редактировать в браузере. Я выбираю эту вкладку и что же вижу на экране? Как только загрузится документ, я смогу его отредактировать, не заходя в программу Word. Вы видите, появляется интерфейс лента точно такой же, как в Word2010, но слегка урезанный по функционалу, здесь небольшое количество функций. Весь мой документ появился на экране и я могу вносить сюда какие либо изменения, допустим, удалить всё это и ввести заново. Я могу сохранить свой документ, нажав кнопку сохранить, либо выберу в меню файл, кнопку сохранить. Я могу открыть свой документ в Word2010, а также распечатать, допустим, я хочу распечатать, я перевожу документ в режим чтения. В режиме чтения он сразу покажет, как будет выглядеть документ, если я его распечатаю, и появляется пункт печать. Вот так будет выглядеть документ на печати, и я могу его распечатать.

         Надеюсь, вам понравился новый функционал Word2010, и вы будете использовать в своей работе.

3.1 Работа с электронной почтой и расписаниями с Outlook 2010. Урок 3. Часть 1

 

       Добрый день уважаемые радиослушатели меня зовут Арсений Евмененко, и сейчас я расскажу вам о том, как пользоваться Outlook 2010.  Outlook давно уже перестал быть просто программой для приема и отправки писем. Теперь с вы можете назначать задачи и следить за их исполнением, отправлять и принимать письма, в том числе и защищенную конфиденциальная информация. Вы можете вести свой календарь и просматривать календари своих коллег и сотрудников, а также использовать Тайм-менеджмент в жизни и работе.

     Начнем мы с параметров оформления писем, для этого откроем Outlook 2010 и создадим сообщение. Если мы выберем просто создать сообщение, то откроется пустое окно, в котором мы будем создавать письмо, если же вы хотите, как то оформить ваше сообщение, то мы выбираем пункт новые элементы, выбираем сообщение в формате, другие бланки. Из предложенных вариантов выбираем тот, который нам подходит по стилю. Они совершенно разные, допустим, мне нравится вот этот «закругления» я нажимаю ок и я вижу, что мой документ создался в этом стиле.

       Теперь мы можем создавать сообщение, которое выбрали. Если нас не устраивает тот шрифт, который есть в этом шаблоне, то мы можем поменять его, для это мы выделяем сообщение и выбираем тот шрифт, который нам понравится пусть это будет, допустим, вот этот, отлично.

       В каждом письме необходимо вставлять подпись. Я научу вас, как создавать несколько подписей для ваших писем. Для этого я выбираю вкладку вставка, подпись, нажимаю на треугольник и нажимаю подписи. Нажимаю кнопку создать, ввожу подпись, пусть это будет «подпись для работы». И теперь в окошке ниже я могу создавать подписи, допустим, «С уважением, Арсений Евмененко.» и указываю должность, нажимаю кнопку сохранить. И теперь я создам другую подпись для личной пересылки. Для личной пересылки я ввожу другую подпись, при этом я могу изменить размер этой подписи, допустим, она будет чуть меньше и другого цвета, вот такого цвета. И в подписи для работы я тоже изменю размер, сделаю поменьше и цвет сделаю, допустим, синий и нажимаю ок.

     Теперь у меня есть две подписи, которые я могу вставлять. Я пишу сообщение, ввожу текст сообщения, для вставки подписи я нажимаю подпись и вижу, что появились две подписи, которые я только что создал, я вставляю для работы, если это личная переписка, то выбираю другую, они меняются.

     В встроено немало полезных функций для ускорения вашей работы, всех их объединяет одно слово Тайм-менеджмент. Функция сортировка писем по беседам позволяет ускорить письма, и вы точно будете знать предыдущие письма, которые написали вам ваши коллеги. По умолчанию сортировка писем по беседам включена, я выбираю папку Microsoft, выбираю беседа, я вижу, что здесь только два письма, если я раскрою еще больше, то увижу полную переписку по всей теме. Это получается достаточно удобно здесь письма, которые я отправил и те, которые я получал.

     Можно также использовать другие методы группировки, сортировка по отправителю, по категориям или по теме. Когда я сортирую по беседам, я могу расположить немного по другому письма, я выбираю вид, параметры беседы и нажимаю, допустим, всегда развертывать беседы, а также очень полезный пункт, использовать классическое представление с отступом.

       Теперь, когда я открою беседу, я увижу, что письма вложены цепочкой, и я точно могу понять, какое письмо за каким следовало. Дальше вы можете настроить перемещение писем в определенную папку, для этого я выбираю беседу, нажимаю правую кнопку мыши, и выбираю пункт переместить, выбираю всегда перемещать сообщения в этой беседе, нажимаю ок, и выбираю папку, в которую перемещать эту беседу. Как только я выберу папку, дальше все письма, которые приходят с одной и той же темой, будут автоматически перемещаться в эту папку. Вы можете создавать свои собственные папки, для каких либо дел. Я могу, также игнорировать беседу, для этого я выбираю пропустить, говорю ок и нажимаю игнорировать беседу. Теперь все письма из этой беседы переместились в папку «удаленные» и дальше все письма, которые будут приходить с этой темой ,будут автоматически перемещаться в папку «удаленные», это означает, что я больше не хочу следить за этой беседой, она исчерпала свой интерес, и мне эти письма не нужны.

        Если в беседе накопилось много писем, вы можете очистить беседу, выделив самое верхнее письмо в беседе, допустив, вот это, и нажать очистить беседу. Можно выбрать параметры очистки беседы либо просто нажать очистить, ок. Дальше все письма, которые приходят в эту беседу, будут автоматически перемещаться в папку «удаленные», но эти письма сохранятся.

       Теперь посмотрим, как Outlook 2010 позволяет еще сократить время на работу. Допустим, я хочу отправить очень важное письмо, я выбираю вкладку главная, создать сообщение, пишу, что это «очень важное письмо», и начинаю вводить список отправителей, допустим, я хочу отправить это письмо своим коллегам. Как только я начинаю вводить коллег, я вижу подсказку Outlookа, в которая говорит о том, что двое из коллег не смогут получить мое письмо, я могу прочитать их статусы, я вижу, что один из них находится в отпуске, второй очень занят и соответственно они не смогут прочитать это письмо быстро. Я удаляю их из списка отправителей и оставляю только тех отправителей, которые смогут прочитать очень быстро мое «очень важное письмо».

       Следующая функция, о которой я хочу рассказать, это панель пользователя. Если вы хотите получить информацию о человеке, который прислал вам письмо, вы можете выбрать письмо, навести вниз этого письма и развернуть область пользователя. Здесь я вижу имя и фамилию этого человека, его должность, я могу посмотреть все сообщения, которые пришли от этого человека, я вижу фотографию этого человека, я могу посмотреть все вложения, которые прислал мне этот человек. Если происходили какие-то события, связанные с этим человеком, они тоже будут отображены в этом поле. Допустим, что сейчас у Ирины Савенковой есть три встречи, которые она запланировала со мной. Либо, допустим, у Артёма два сообщения. 

 

3.2 Работа с электронной почтой и расписаниями с Outlook 2010. Урок 3. Часть 2

 

Теперь помимо того, что я могу посмотреть сообщение, я могу добавить выбранного человека в свою любимую социальную сеть. Для этого и нажимаю далее и выбираю либо они будут присоединены к моему Sharepoint сайту, либо они будут добавлены в программу Live Messenger или же на какой-то внешний сайт социальной сети. Пока, что сделаны только англоязычные сайты в ближайшее время появятся еще и русскоязычные сайты. Допустим, я хочу добавить человека к себе в Live Messenger, я ввожу свой логин, ввожу пароль и нажимаю подключить к серверу, готово. теперь этот человек находится у меня в Live Messenger это ускоряет и упрощает работу, теперь я знаю где найти этого человека.

       Теперь я покажу вам, как работать с календарем, который встроен в Outlook 2010. я нажимаю на значок календаря внизу экрана, вижу свой календарь с планированием на целый месяц. Я могу переключить различные режимы, показать неделю, рабочую неделю или целый день, меня интересует месяц. Я могу представить в виде диаграммы Ганта и посмотреть, что у меня запланировано на дни и в какое время.

         Я хочу создать встречу в календаре, для этого я выбираю создать встречу, ввожу тему встречи, допустим, это будет «собрание», я хочу ввести место встречи, допустим, OfficeMicrosoft. Я ввожу начало встречи, в какую дату произойдет, допустим, это будет четверг, 12 и в какое время я хочу провести встречу, допустим, с 10 до 11 ч, что обсудить на этой встречи я прописываю здесь, в теле встречи. Я хочу, чтобы Outlook автоматически напомнил мне за 20 минут об этой встречи, я выбираю напоминание, не вижу здесь 20 минут поэтому ввожу 20 минут вручную. И так, как я буду занят на этой встречи, я выбираю показывать как занят, это означает, что во всех приложениях, которые связаны с Outlook, это Office-Communicator будет отражаться, что я занят и меня не беспокоить. Я нажимаю сохранить, и эта встреча автоматически появляется у меня в календаре.

          Я могу воспользоваться помощником по планированию встреч, если у меня очень загружено расписание, для этого я выбираю встречу, помощник по планированию и могу посмотреть, какие даты у меня загружены, и что я делаю в эти даты. Вот, допустим, 11 числа у меня есть что-то, теперь у меня на 12 назначено, все остальные свободны.

     Последнее, что я хочу сделать с этой встречей, это сделать категорию. Я могу выбрать встречу и хочу выбрать категорию, допустим, это будет категория Microsoft, автоматически я выбираю цветовую категорию, поставлю, что эта встреча очень важна для меня, высокая важность, я сохраняю. Теперь эта встреча отображается другим цветом в календаре, и она является важной.

       Я только, что создал встречу только для себя, как же сделать так, чтобы можно было на эту встречу пригласить нескольких участников или забронировать переговорную комнату. Давайте сделаем это, я выбираю создать собрание, пишу участников, которым я хочу направить эту встречу, я выбираю тему, когда я хочу выбрать место, я выбираю помещение. Среди списка помещений я выбираю то помещение, которое мне нравится, нажимаю ок, и вижу, что это помещении свободно с 9 ч до 19 ч, есть конфликты с 10:00 до 10:30 и с 10:30 до 11:00 то есть с 10:00 до 11 я не смогу выбрать это помещение. Меня это вполне устраивает, поэтому я выбираю эту же дату, я выбираю время с 13:00 до 14:00, ставлю важность, это очень высокая важность. Я выбираю категорию и пишу текст встречи: 1) обсудить поездку в Москву и 2) обсудить планы на сентябрь. После этого я нажимаю отправить и жду когда моя коллега примет сообщение. Я вижу, что сообщение принято конференцкомнатой, то есть я забронировал переговорную комнату. Я вижу, что моя коллега тоже приняла это сообщение, и я могу посмотреть в ее календаре, что у нее на это число назначена встреча, и она это подтвердила.

     Следующее о чем я хочу рассказать, как создавать задачи и отслеживать их статус. Для этого я нажимаю на значок задачи, выбираю создать задачу, вписываю тему, допустим, «подготовить отчет по командировке», я выбираю дату начала, это сегодняшнее число, и срок, допустим, 4 дня, до 14. я могу проставить важность низкая, обычная или высокая, допустим, обычная и хочу назначить эту задачу, допустим, какому-то своему коллеге. Я выбираю назначить, выбираю кому я назначаю, пишу текст задачи, отлично. И после этого нажимаю отправить. Эта задача истечет через 4 дня, в течении четырех дней я должен получить ответ об этой задаче. Как только Ирина составит у себя отчет и пометит задачу завершенной, я получу уведомление об этом, и буду знать, что моя задача выполнена.

     Посмотреть состояние этой задачи я могу в панели список дел. Разворачиваю панель список дел, смотрю задачи, и вижу, что есть задача, которую я только что создал, вот она задача, готова она на 0%, состояние «не началась».

       Теперь меня интересует вопрос, а на сколько загружены мои коллеги? Для того, чтобы не спрашивать у них каждый раз или же, что бы планировать с ними встречи, я могу просматривать их календари и давать им доступ к своему календарю. Как это сделать? Очень просто, я открываю Outlook, выбираю календарь, и хочу свой календарь отправить коллегам, для этого я нажимаю правой кнопкой мышки на календарь, выбираю открыть доступ к календарю. Выбираю коллег, которым я хочу отправить.

3.3 Работа с электронной почтой и расписаниями с Outlook 2010. Урок 3. Часть 3

 

Хочу отправить, а также запрашиваю разрешение на просмотр календаря получателя. Дальше я могу указать, что будет видеть человек в календаре, только доступность, тогда будет отражаться занят я или свободен, ограниченные сведения или полные. У меня нет секретов, поэтому я выберу полные сведения, напишу текст и нажму кнопку отправить. Подготавливается сообщение о совместном использовании календаря, отравилось. Теперь Ирина может просматривать мой календарь, а я могу просматривать ее.

         Для того, чтобы отображать несколько календарей, я выбираю общие календари и могу их просматривать. УOutlook2010 есть хорошая функция совмещение календарей. Я могу совместить несколько календарей, чтобы четко видеть свободные даты, допустим, на рабочей недели, даже если это будут несколько людей, я смогу увидеть, что они делают, в какое время они свободны, и назначить встречу на это время. Я могу отделить от этого вида отдельный календарь, и отображать его отдельно, если это меня интересует.

       Сейчас я расскажу вам, как отправить письмо с коденфициальной информацией, допустим, у меня есть какая-то важная информация, я создаю сообщение. Хочу отправить его, допустим, себе же, это «очень важная информация», и я считаю, что она является коденфициальной, я выбираю вкладку параметры, разрешение, не для пересылки. Получаю информацию от сервера, получил, отлично. Я вижу подсказку о том, что получатели могут читать это сообщение, не могут пересылать, не могут напечатать или копировать его содержимое, но владелец цепочки имеет полное разрешение на это сообщение, и на все ответы на него, я нажимаю отправить.

         Что будет, если это сообщение я открою в браузере Internet Explorerа. Я выбираю адрес почты, вхожу под собой, и через несколько секунд получу сообщение. Я получил это письмо, открыл его в веб-браузере и вижу следующее сообщение о том, что получено сообщение с ограниченным разрешением, я не смогу его открыть, пока не установлю у себя Office2003 или более поздней версии в программуOutlook и ссылка на скачиваниеOutlook2010.

       Следующее о чем я хочу рассказать, представьте себе, что вы уехали в командировку и под рукой нет рабочего компьютера или вы сидите дома и вам нужно проверить рабочую почту. Для этого вы можете воспользоваться функцией доступа к почтовому ящику через веб-браузер. Как это сделать? Для начала вы должны выяснить у системного администратора адрес вашего почтового сервера, в моем случае я его знаю. Я открываю Internet Explorer и ввожу адрес своего почтового сервера, ввожу логин и пароль, указываю, что это частный компьютер и нажимаю кнопку войти. Я вижу письма, которые я получил недавно, я могу создать новое письмо я могу выбрать другое представление, здесь я вижу текст писем , допустим, вот такое. Чтобы создать сообщение я нажимаю кнопку создать, открывается дополнительное окно, в поле «кому» я вписываю адресатов, могу выбрать из адресной книги, адресная книга тоже подгружается. Допустим, нажимаю кнопку поиск, вижу человека и вставляю его в поле «кому», а себя я вставлю в копию, ок. Теперь пишу сообщение и нажимаю кнопку отправить, сообщение ушло. Я закрываю Internet Explorer и вижу, что у меня пришло письмо, которое я написал в веб-браузере. На этой странице я мог выполнять все те же действия, что и в Outlook2010.

        Иногда возникает потребность очень быстро о чем то спросить коллегу, для того, чтобы ответить на письмо, для этого я могу воспользоваться функцией обмена мгновенными сообщениями прямо из Outlookа. Я выбираю свою коллегу и хочу спросить, получила ли она это письмо? Я задаю ей вопрос и так как значок зеленый, я знаю, что Ирина в данный момент находится за компьютером и сможет ответить на мое сообщение. Я вижу, что она вводит сообщение, отлично, она тоже получила мое сообщение.

       Последняя функция, о которой я хочу вам рассказать это восстановление удаленных писем. Представьте себе ситуацию, что вы случайно удалили для вас очень важное письмо. в Outlook2010 вы можете восстановить его обратно, допустим, я удаляю для меня очень важное письмо, я нажимаю удалить оно перемещается в папку «удаленные». В этой папке «удаленные» я нечаянно нажимаю кнопку очистить папку, удалить все элементы, да. Я потерял это письмо кажется на века, и для примера еще и вот это удалю, и тоже нажму очистить папку. Я понял, что я сделал неправильно и хочу восстановить. Я захожу на вкладку папка, восстановить удаленные элементы, вижу те письма, которые я удалял, вот письмо, которое я только что удалял я хочу его восстановить. Я нажимаю восстановить выбранные элементы, письмо восстановилось, оно находилось в папке «удаленные», я восстанавливаю его обратно в папку «входящие», отлично, я его восстановил.

      На этом я заканчиваю рассказ про функцииOutlook2010 надеюсь, что вам была полезна эта информация, и вы сможете работать сOutlookлегко и просто.

4. Обеспечение последней версии документа на компьютерах всех вовлеченных сотрудников с SharePoint Workspace 2010.  Урок 4

 

Добрый день уважаемые радиослушатели меня зовут Арсений Евмененко, и сейчас я расскажу вам, как можно использовать программу Sharepoint Workspace, чтобы у вас под рукой всегда были последние версии документов. Часто бывают ситуации, когда надо получить последние версии документов, а людей, которые редактировали этот документ очень много и непонятно у кого находится свежая версия или вы давно небыли в офисе и вы хотели бы получить документ, который редактировал ваш коллега. Для этого можно использовать программу Sharepoint Workspace 2010, как она работает?

     Я захожу в меню пуск и выбираю запустить MicrosofSharepoint Workspace 2010, открываю панель запуска и вижу рабочие области, которые есть, к которым я подключен. Вижу привычный интерфейс лента, очень простой, состоящий всего из двух вкладок. Я хочу создать документ, и сделать так, чтобы мои коллеги могли увидеть и поправить этот документ для меня. Для этого я нажимаю создать, выбираю рабочая область групп и называю ее «документы для редактирования», нажимаю кнопку создать.

     Пока я подготовлю те документы, которые я хочу туда положить. Создалась рабочая область, как мы видим в программе Sharepoint Workspace 2010 тот же самый интерфейс лента, здесь я вижу контент, который я могу положить в рабочую область, это и календарь, это обсуждение моих документов и сами документы. Я вижу участников, которые находятся в этой рабочей области, пока здесь только я, вижу простое меню проводника, есть корневая папка и сюда вкладываются документы. И я хочу положить сюда документ, называется он «телефонограмма», я просто перетаскиваю этот документ и он появляется у меня в рабочей области, я вижу размер этого документа, вижу кем внесены последние изменения – мной и дата этого изменения. Я открываю этот документ, нажав на него щелчком мыши, и специально внесу в него ошибки, чтобы мои коллеги смогли поправить этот документ, допустим, «в апреле» и «в обед». Я закрываю этот документ, нажимаю кнопку сохранить и вижу, что дата изменения документа автоматически изменилась, теперь она стала 11:55 как раз в это время я его изменил

     Теперь я хочу пригласить своих коллег, чтобы они отредактировали этот документ. Для этого я могу внести имя или адрес электронной почты, я ввожу адрес своей коллеги, говорю добавить в список, и нажимаю кнопку ок, создается приглашение. Я могу назначить роль этому человеку либо он будет руководителем этой рабочей области, либо участник, либо гость, если участник, то он может редактировать документы, если гость, то он сможет только просматривать документы без внесения изменений. Мне надо участник и я пишу: «Ирина, исправьте, пожалуйста, ошибки в документе», и нажимаю пригласить. Возникает всплывающее окошко, в котором написано, что мое приглашение отправлено приложением Sharepoint Workspace. Как только получатель откроет и примет его, начнется обработка рабочей области, я нажимаю кнопку ок и вижу уведомление о том, что приглашается, отправлено, ожидается доставка. Также в этой области уведомлений, я вижу дополнительные уведомления, которые пришли мне из других областей, здесь написано, что содержит не прочтенные данные, это значит, что со времени моего последнего посещения этой рабочей области, в них появились какие-то новые документы.

         Пока Ирина приглашается, я вам покажу, как можно использовать функционал в рабочей среде, функционал Sharepoint Workspace в рабочей среде. Я, захожу в какую либо рабочую область, которая является моей рабочей, и вижу здесь большое количество документов. Я вижу людей, которые приглашены в эту рабочую область, я вижу тех, кто находится в данный момент в рабочей области, я вижу тех, у кого запущен Sharepoint Workspace, я могу отправить им сообщение, я вижу тех, кто находится в режиме онлайн. Есть специальная вкладка дискуссии, на которойпроисходят различные дискуссии, связанные с данным контентом, соответственно я могу поучаствовать в дискуссии. Отлично, я вижу, что Ирина приняла приглашение в рабочую область, это отобразилось, что она находится в контрактивном режиме, она находится в этой рабочей области, соответственно через некоторое время эта рабочая область загрузится. Вот Ирина зашла в эту рабочую область, а значит, в данный момент она начинает редактирование документа. Как только Ирина отредактирует документ, ко мне придет уведомление о том, что рабочая область, документ для редактирования содержит не прочтенные данные, я смогу посмотреть, все ли она отредактировала. Как только документ обновится, рабочая область отметится зеленым кружочком, и рядом с документом появится зеленый квадратик, который будет означать, что мною документ еще не прочитан. Пока закрою рабочую область, и ждем уведомление.

         Чем удобен Sharepoint Workspace, тем, что вы можете отключиться от Интернета, идти куда-то в другое место, и как только вы подключитесь обратно к сети Интернет, вы получите все уведомления о новых документах, они будут автоматически загружены на ваш компьютер. Пока еще не отредактировали полностью.

         Как редактировать документы в Sharepoint Workspace? Я открою рабочую область, открою документ, который уже отредактировали, выделю его и внесу какие либо изменения, допустим, выделю все нажму кнопку Delete, скажу сохранить как, выберу куда сохранять, допустим, это будут рабочие области, выберу ту рабочую область из которой я его взял, документы, и назову его «версия 2».

       Таким образом, даже через меню проводник вы можете сохранять документы на Sharepoint Workspace, я нажимаю сохранить, и документ отправляется в рабочую область Sharepoint Workspace. Вот он появился, следующая версия документа, «версия 2», я закрываю эту рабочую область и перехожу вновь созданную, пока ее еще не отредактировали, либо мне пока, что еще не пришло уведомление. Как только я получу уведомление, я пойму, что Sharepoint Workspace закачал обновленный документ, и я могу его посмотреть. Мне пришло уведомление, что документы содержат не прочтенные данные, я выбираю это уведомление и вижу, что действительно «телефонограмма» была изменена Ириной в 12:09, я открываю этот документ и вижу, что все ошибки, которые были, они исправлены, и больше никаких ошибок нет.

     Я надеюсь, что вам понравился данный продукт, и вы будете использовать Sharepoint Workspace для того, чтобы у вас всегда под рукой были свежие версии документов.

5.1 Работа с цифровыми данными, визуальный анализ и принятие решений с Excel 2010. Урок 5. Часть1

 

Добрый день уважаемые радиослушатели меня зовут Арсений Евмененко, и сейчас я расскажу вам, как можно проводить анализ данных и принимать решения с помощью Excel 2010, а также мы рассмотрим принципы работы с этой версией программы. Давайте посмотрим, как вводить данные и производить основные вычисления. Для этого я открываю Excel2010 и хочу создать небольшую таблицу, состоящую из цифр, я ввожу числа, отлично. Я хочу, чтобы у меня столбцы били месяцами, мне не хочется писать все месяца, поэтому я подвожу курсор к краю ячейки и растягиваю ее на всю ширину. Строки у меня будут называться «показатели» и я точно так же растягиваю по всей длине. Слово «показатели» не вписывается в рамки ячейки, для того, чтобы растянуть любую ячейку, мы подводим курсор между столбцами и делаем двойной щелчок кнопки мыши, он автоматически расширяет ячейку по длине слова.

       Теперь проведем форматирование этой таблицы, чтобы она стала красивой и при этом, чтобы еще была фильтрация. Для этого я, на вкладке Главная, в группе Стили, нажимаю Форматировать как таблицу. Из предложенных вариантов выбираю тот, который мне больше всего нравиться, выбираю диапазон, пусть это будет вот такой, говорю, что таблица будет с заголовком, и нажимаю ок, отлично. У меня появилась табличка с возможностью условного форматирования.

     Дальше я хочу вставить формулу в мою таблицу, для этого я введу новый столбец и назову его «Итого», Excel 2010 автоматически понимает, что это продолжение таблицы и делает его в этом же стиле. Теперь я хочу вставить формулу, я хочу, чтобы в этой ячейки высчитывалась сумма всех предыдущих значений строки, для этого я нажимаю вкладку Формула, вставить функцию, и выбираю среди всех функций – функцию Сумма, нажимаю ок. Я выбираю диапазон, из которого я хочу посчитать, автоматически Excel 2010 понимает этот диапазон, он мне уже его предложил, я просто с ним соглашаюсь. Также автоматически Excel 2010 понял, что это будет столбец «Итого», и во все остальные включил те же самые формулы.

       Если вы хотите вставить функцию Сумма быстрее, то можно использовать на вкладке формул Автосумма, так как это очень часто используемая функция, она есть еще и на вкладке Главная, есть значок Автосумма.

       Теперь, следующая функция, которую я хочу применить, это вычисление средних значений по месяцам. Для этого я добавлю еще одну строку, назову ее «среднее значение», она тоже не вписывается в длину ячейки, я расширяю ячейку и вставляю функцию, я выбираю формулу, могу выбрать из недавно используемых «среднее значение». Автоматически Excel 2010 понимает, что я хочу выбрать все значения в столбце, я с ним соглашаюсь, отлично, и теперь я растягиваю эту формулу на всю длину.

       Мне не нравиться большое количество знаков после запятой, для этого я выделяю всю эту строку, нажимаю правую кнопку мышки и выбираю формат ячеек. Так как это числа, я выбираю числовой, и говорю, что меня интересует только два знака после запятой, остальные меня не интересует, нажимаю ок, и Excel 2010 автоматически убирает ненужные мне знаки.

    На данный момент у меня есть таблица с нужными мне данными, и несложными вычислениями. Теперь я хочу знать максимальное и минимальное значение в этой таблице, так как она небольших размеров, то сделать это просто. Представьте, если бы она содержала несколько десятков столбцов и строк, это бы заняло достаточно длительное время. Чтобы упростить этот процесс, я выбираю вкладку Главная, условное форматирование, и выбираю нужный мне вариант, допустим, «листограмма», на этом видео они плохо видны, поэтому я еще раз выбираю всю таблицу, и сделаю ее слегка светлее. Теперь я вижу максимальное и минимальное значение, они отображаются, но вот здесь я хочу применить другую шкалу. Я выбираю еще раз условное форматирование, наборы значков, и выбираю пять цветных стрел. Теперь я вижу, какое из этих значений больше, какое меньше и какое среднее.

      Следующее, что я хотел вам показать, это функция инфобелы или стандотклон, для этого я вставлю отдельный столбец, назову его «тенденции», с помощью стандотклона я могу отслеживать тенденцию по каким либо показателям с учетом времени, для этого я нажимаю вкладку Вставка, стандотклон, и пусть они выглядят в виде столбца, ок, отлично.

     У меня появился небольшой график, на котором я могу посмотреть тенденцию движения товара, я растяну этот график дальше, для того, чтобы посмотреть значения по всем моим строкам.

      Следующим шагом я хочу вставить график на мою таблицу, соответственно, я выбираю диапазон значений Вставка, График, Объёмный график, отлично. Он вставил мне, создал график, но здесь слишком много показателей, он рассчитывает по месяцам, меня же интересует по показателям. Я меняю местами строку и столбец, теперь я вижу ровно три и я вставлю еще диаграмму, я опять выбираю этот диапазон, нажимаю Вставка, «листограмма» или же круговая диаграмма, и соответственно выбираю вот такую разрезанную диаграмму, вставляю ее рядышком. Мне хочется отформатировать ее, допустим, я ее сделаю объемной, и при этом я хочу изменить то, как она будет выглядеть, допустим, чтобы были обозначения вот такого вот типа. Теперь я выберу дополнительные эффекты фигур «тень», моя диаграмма стала в стиле, и в макете я хочу изменить легенду, допустим, добавить легенду снизу либо добавить легенду сверху. Я хочу ввести новое название диаграммы, хочу, чтоб оно было над диаграммой, а это название я заменю. Теперь у меня есть график, есть диаграмма и моя табличка с тенденцией.

       Следующим шагом давайте посмотрим, как создавать сводные таблицы. Для этого я открою большую таблицу данных, я возьму файл специально подготовленный, называется он «демонстрационная сводная таблица». Это очень большой документ, здесь 15 столбцов и чуть больше 7000 строк, разрешу редактирование, я хочу проанализировать эту таблицу по разным показателям, для этого я выбираю вкладку Вставка, сводная таблица, и создаю новую таблицу на новом месте, нажимаю ок, отлично.

       Теперь, чтобы создать сводную таблицу, мне надо внести фильтр отчета, название столбцов, строк и значений, по которым я хочу отсортировывать. В поле фильтр я заношу дату, перетягиваю дату, в названии строк я выбираю подразделения и сотрудников. В значения я заношу, допустим, 1, 2 и 4 показатели.

       Теперь у меня есть сводная таблица, но анализировать ее мне пока что сложно, я упрощу себе работу за счет условного форматирования и функции средств. Для анализа мне потребуется выбрать какой-нибудь параметр данной таблицы, самым удобным является дата, для этого я выбираю вкладку Вставка, фильтр, функция средств, выбираю пункт дата и нажимаю ок. Теперь я могу анализировать эту таблицу, сколько какой фамилии принадлежит число значений, а также смотреть по датам, допустим, выбираю дату 14 или 15 и вижу, как меняется моя сводная таблица либо же сразу за несколько дней, отлично.

         Теперь мне хотелось бы узнать максимальное и минимальное значение, я выбираю условное форматирование, я выбираю показатели по фамилиям. Условное форматирование, световые шкалы, выделю нужные мне элементы, самое максимальное значение будет показываться зеленым, самое минимальное будет показываться красным. Теперь я могу выбирать различные данные, могу полностью анализировать мою таблицу, достаточно наглядно. Я вижу максимальное и минимальное значение, я могу отсортировать по любой дате это и называется сводная таблица.

       Как еще можно отобразить информацию в сводной таблице? В зависимости от того, какие пункты вас интересуют, вы можете создавать свои собственные, сводные таблицы, например, вот такие, где интересует именно по датам и конкретно человек, с его числовыми показателями, либо же настроить профессиональные графики для этого я открою вот этот документ, здесь есть две таблицы.

5.2 Работа с цифровыми данными, визуальный анализ и принятие решений с Excel 2010. Урок 5. Часть 2

 

Здесь есть две таблицы, построены графики, я могу сделать это более профессионально. Рассмотреть обзорную картину я вижу максимально и минимальное значение, я их могу представить вот в таком виде, а также построить трехмерную диаграмму, которая показывает продажи по магазинам.

     Теперь давайте рассмотрим, как вывести документ на печать и посмотреть его свойства. Для этого выбираем вкладку файл, которая бала сильно переработана в новой версии, и я вижу свойства документа. Я могу показать все свойства, посмотреть, кто создал данный документ, кто автор этого документа, кем последний раз этот документ изменялся, а также индификатор документа и его размер. Я могу ввести свои какие то данные в область документа, допустим, название этого документа, все остальное для меня заблокировано, так как я не являюсь автором.

       Если я захочу распечатать, я выбираю вкладку файл, нажимаю печать. Вижу большую кнопку печать, вижу список принтеров, на которых я могу распечатать мой документ, сколько сделать копий, я вижу отображение, как будет выглядеть мой документ при печати, я вижу, что он настроен на альбомную ориентацию, чтобы максимально больше получить значений, но я вижу, что у него стоит маленький размер, я выбираю формат А4, теперь у меня влезает немного больше значений. Отлично! Вот в таком виде я уже могу напечатать. Я могу напечатать только текущий лист или же выбрать списать лист на одну страницу, но у меня все значения поместились, поэтому мне этого достаточно. Если я хочу напечатать, я нажимаю кнопку печать.

         В Excel 2010 есть возможность отслеживать изменения сделанные определенными пользователями или в определенном диапазоне ячеек. Как это сделать? я открываю документ, который находится на портал SharePoinе, нажимаю редактировать MicrosoftExcel, нажимаю ок, ввожу пароль для доступа в документу, выбираю вкладку рецензирование, исправления, выделить исправления.

           Я могу отслеживать исправления, внесенные по времени, либо пользователями, либо в определенном диапазоне данных. Я выберу следить за пользователями, выберу все и нажму ок. Я сохраняю файл на сервере. Теперь я делаю некоторые изменения, допустим, я удаляю вот эти показатели, а также вот эти, они становятся пустыми. Теперь я хочу принять изменения, я нажимаю принять или отклонить. Сохраняется файл, теперь у него пустые значения. Я посмотрю по пользователям, вижу, что я вносил изменения, изменил ячейку D2 с значения 113 на пустое, я не хочу, я могу отказаться. Следующим значением я принимаю изменения. Я могу принять все изменения либо отказаться от всех изменений, я нажимаю отказаться от всех, и оставшееся изменения , оставляю без изменений.

       Если навести курсор на изменившеюся ячейку, я могу увидеть, кем изменена ячейка в какое время, в какую дату и с какого значения на какое. Тем самым можно делать совместную работу над документами с помощью PowerPoint2010 и Excel 2010.

         Теперь рассмотрим, что появилось нового в функциональном копировании вставки. Я беру часть таблицы Excel, допустим, вот такую, нажимаю кнопку копировать и хочу вставить часть в документ Word, я открываю Word2010. Вставить я могу тремя способами, либо я нажимаю комбинацию клавиш Clfi +V , либо выбрав в меню Главная Вставить, и просмотрев различные варианты, либо нажав правой кнопкой мыши и просмотрев точно так же параметры вставки. Я могу вставить, сохраняя исходное форматирование, сохраняя стиль конечного фрагмента, могу связать с этой таблицей, данные будут меняться вместе с этой таблицей, могу связать и использовать конечные стили, вставить как рисунок, либо сохранить только текст. Меня интересует использование стиля конечного фрагмента, я нажимаю ок, Я могу здесь изменять значение, это не рисунок, но при этом они не связаны с таблицей.

       Если мне понадобиться сделать так, чтобы мою таблицу видели определенное количество людей, я могу заблокировать. Для этого я выбираю меню файл, защитить книгу, так как она сейчас в свободном доступе, могу только ограничить к ней доступ.

       Если же мы выберем Excel файл, который находится на жестком диске, а не на портале, допустим, откроем вот такой документ. Откроем вкладку файл, защитить книгу, могу пометить, как окончательный, таким образом, нельзя будет редактировать этот документ никому кроме меня. Могу зашифровать паролем, тогда при открытии документа потребуется ввод пароля, и если не ввести пароль, то документ не откроется. Могу защитить только текущий лист или же структуру книги. Если я защищаю текущий лист то все исправления, которые будут вносится сюда не смогут сохранится. Если я выбираю защитить структуру книги, то я говорю ввести пароль, нажимаю ок, ввожу еще раз пароль, ок. Теперь я не смогу добавить какие-то листы, у меня эта кнопка не нажимается, соответственно я могу редактировать любой текст, но не изменять структуру моей книги.

       И последняя функция для защиты информации это ограничить разрешение для пользователей на чтение либо на запись. Я могу выбрать ограниченный доступ, подключиться к серверу «управление правами», и после подключения, выбрать список тех пользователей, которые имеют доступ для чтения, и тех, которые имеют доступ на редактирование. Загружается ссылка, идёт обмен данными с сервером, нажимаю ок, выбираю галочку ограничить разрешение на доступ к этому файлу. И теперь из адресной книги могу выбрать тех пользователей, которые имеют доступ только на чтение, допустим, вот эти, ок, и выбрать тех пользователей, которые имеют право на изменения, допустим, вот так, ок. Теперь всего один пользователь может изменять этот документ, в том числе и я, и два пользователя могут использовать этот документ на чтение.

       Последняя функция, о которой хотел бы рассказать я при работе с Excel 2010 это возможность редактирования таблицы из окна браузера. Для этого я захожу на портал SharePoinе сервер, выбираю документ, который мне нужен, пусть будет вот этот, и нажимаю редактировать в браузере. Открывается интерфейс лента, загружается мой документ, я вижу его точно так же, как если бы он отображался у меня на компьютере в программе Excel 2010. Я вижу графики различные, они тоже все сохраняются, я могу менять любые значения, допустим, здесь не 15000, а всего лишь 12000, я нажимаю на Enter, и значение меняется, как только произойдет синхронизация с сервером, вот получилось даже больше. Я могу сортировать и фильтровать свою таблицу, использовать дополнительные функции, менять текст, заливку. Могу вставлять какие то функции, я нажимаю на вкладку вставка, могу вставить таблицу либо ссылку.

   Теперь вы знаете, как работать в программе Excel 2010 и будете использовать эти данные в своей работе, тем более, что Excel 2010 является одним из самых распространенных приложений.

6. Централизованное ведение записей со встреч, заметок и материалов с обучающих семинаров с OneNote 2010

 

Добрый день уважаемые радиослушатели, меня зовут Арсений Евмененко, и сейчас я расскажу, вам о том, какпользоваться системой OneNote2010 для составления заметок и ведения электронной записной книжки. Я открываю OneNote, и для начала давайтепосмотрим на структуру. Я нажимаю, создать на моем компьютере, я называю эту книжку, допустим, «электронная книжка», и говорю создать записную книжку.

Записная книжка состоит из разделов, мы можем добавлять разделы, а также в каждом разделе мы можем добавлять несколько страниц. Нажимаем на новую страницу, добавляем дополнительную страницу, нажимаем на раздел добавляем новый раздел. Мне достаточно одного раздела, я пока этот удалю.

         Теперь я хочу занести информацию в свою новую записную книжку. Выбираю первый раздел, нажимаю кнопку переименовать, и называю ее «проект 1» название будет «проект по созданию электронного документооборота», и название странички будет точно такое же. Вторую страничку я назову «дискуссии», оставлю пока ее пустой. Вернусь к первой страничке и начну вводить информацию. Я могу поставить курсор в любое место, очень удобная функция, и начну вводить информацию.

         Какие задачи мне нужно сделать? Это определить бизнес процессы, мне надо обговорить преимущества с заказчиком, мне надо подготовить документы на подпись и последнее назначить встречу с клиентом, думаю, достаточно.

       Основа нашей книги готова, теперь я покажу, как можно вкладывать в эту записную книжку, а также вставлять любую нужную информацию. Первым делом, я хочу добавить внутрь книжки документ, для этого я открываю проводник, выбираю тот документ, который я хочу вставить. Пусть это будет документ Word, называется Wordart, и просто перетаскиваю его в мою записную книжку. Я хочу вставить копию файла на страницу, я нажимаю ок. Я вставил файл, и пишу пометку для него, что это «документ с бизнес процессом», отлично!

        Теперь я немного оформлю эту заметку, я нарисую границу для документа, выделю это всё, нажму скопировать в отдельную, так не красиво выглядит, поэтому я выберу ячейку, рисование, прямоугольник, пусть это будет вот такой прямоугольник красного цвета. Отлично!

         Теперь мы создадим третью страницу, и я покажу, как можно делать снимок экрана с помощью программы OneNote это очень быстро и просто. Я введу новую страницу, назову ее «вырезка с экрана», теперь выберу вкладку Вставка, Вырезка экрана и выделим ту область, которая мне нужна, допустим, я хочу выделить вот это окно, придется захватить кусочек экрана. Отлично! Вставился именно этот фрагмент, показалась дата, когда я вставил, и я могу записать небольшие комментарии, допустим, это будет список документов. Готово! OneNote автоматически вставил рисунок на страницу и соответственно сделал это быстро и легко.

       В OneNote встроена еще одна хорошая функция, называется поиск. Я могу искать словосочетание во всех своих записных книжках, во всех разделах и на всех страницах, даже в тех, которые были сделаны очень давно. Я просто помещаю курсор в поле поиска и начинаю вводить, допустим, слово «документ», я хочу найти это слово в своих записных книжках. Я вижу, что у меня слово «документ» содержится в страничке «вырезка с экрана», а также слово «документ» содержится в заголовке. Если я выделю, то я увижу, что на одной страничке я нашел целых три слова «документ», на «вырезке с экрана» я точно также нашел данное слово вот здесь.

       Что же еще можно сделать с помощью программы OneNote, конечно же редактировать записную книжку одновременно. Что для этого нужно? Я выбираю свою записную книжку, нажимаю сохранить как, и сохраняю ее в виде записной книжки, сохранить. Теперь я открываю свой внутренний портал и загружаю свою записную книжку на портал SharePoin, нажимаю кнопку сохранить. Отлично! У меня появилась электронная записная книжка. Я нажимаю кнопку редактировать в программе OneNote, ввожу пароль, выбираю путь, где будет хранится записная книжка, для этого я выделяю ссылку и говорю, что она будет храниться на портал SharePoinе. Идет распаковка, открывается записная книжка, отлично, она подгружается. Я вижу ту записную книжку, которую я создал.

       Для того, чтобы получить общий доступ, я нажимаю меню файл, разрешить общий доступ к электронной книжке, доступ к ней находится здесь и я нажимаю отправить сообщение другим пользователям об этой записной книжке. Я направляю письмо своей коллеге, и пока она принимает, в разделе «дискуссии», я задам вопросы к Ире: первый «к какому числу мы можем подписать документы?», второй « когда у нас есть свободное время для обсуждения один на один?» и третий «может ли Ирина составить преимущества электронного документооборота для заказчика?». Отлично! Как только Ирина ответит, я увижу изменения у себя на экране, пока я вернусь к проекту.

       Какие то задачи я хочу назначить в виде задач, допустим, назначить встречу с клиентом, я хочу, чтобы это была задача Outlook, я нажимаю меню главная Задача Outlook и хочу, чтобы эта задача была решена на этой недели. Выбираю на этой недели «назначить встречу с клиентом» теперь является задачей. Открываю Outlook, смотрю список своих задач«назначить встречу с клиентом» есть в Outlookе и есть ссылка на эту задачу и в Outlookе я могу открыть эту ссылку и увидеть ту же самую страничку. Пока это происходит, я вижу, что в «дискуссиях» произошли какие то изменения, я вижу, что Ирина отвечает, «документы будут подписаны к 18 числу», «один на один мы можем провести завтра, есть доступное время с 15 до 18» и «преимущества электронного документооборота будут составлены к 17.00», отлично! Я пишу ей «спасибо за ответы».

         И теперь я могу вести свои записи в электронном виде, я могу вести электронные записные книжки и при этом не пользоваться бумажными носителями. Теперь вы умеете использовать функционал OneNote2010, я надеюсь, вы им будете пользоваться.

7.1 Создание красивых презентаций с Powerpoint 2010. Урок 7. Часть 1

 

Добрый день уважаемые радиослушатели меня зовут Арсений Евмененко, и сейчас я расскажу вам, как можно создавать красивые презентации с помощью PowerPoint2010.

Для чего вообще создаются презентации, какой в них смысл? С помощью презентации вы можете продемонстрировать статистику, можете представить новых сотрудников компании, провести обучение или подвести итоги за какой либо период. Все это можно сделать, используя функции встроенные в PowerPoint2010, при этом ваши презентации будут выглядеть качественно и профессионально.

         Посмотрим, что, из себя представляет PowerPoint2010, я открываю программу и вижу предложение начать создавать презентацию. Вся презентация состоит из отдельных слайдов, на которые я буду вносить информацию, слайды бывают нескольких типов. Бывает титульный слайд, он служит для начала презентации, на нем обычно пишут название и автора. Есть заголовок и объект, данный тип слайда служит для того, чтобы вставлять различные диаграммы, таблицы и рисунки. Есть заголовок раздела, этот тип слайда используется для перехода между разделами или темами, он обозначает так называемые вехи презентации. Есть слайд сравнения, он используется для сравнения каких либо показателей.

         Сейчас я расскажу, как сделать эти слайды красивыми. Для того, чтобы оформить презентацию я захожу на вкладку Дизайн и выбираю из предложенных вариантов тот, который больше всего мне подходит. Если я не могу найти подходящего, я могу их загрузить с сайта Office.com.там большое количество различных шаблонов, которые дополнительно можно скачивать в PowerPoin. Я выберу тему сетка, считаю, что она больше подходит к моей презентации, и теперь введу название презентации, это будет презентация «по итогам работы», допустим, за полгода, вводим даты.

           Я создал «титульный» слайд, следующим шагом, я добавлю несколько дополнительных шаблонов слайдов, это будет два слайда с макетом «заголовок и объект», один слайд макет «рисунок с подписью», и последний завершающий слайд, опять же будет «титульный». Я их создал, сразу же введу над последним слайдом информацию и вернусь обратно.

           Теперь, когда у меня есть структура презентации, я добавлю красочные переходы меду слайдами. Для этого я выберу первый слайд, и на вкладке Переходы, выберу те переходы, которые мне нравятся, пусть это будет «рябь». Выбираю следующий слайд, выбираю для него переход, пусть это будут «соты».PowerPoin2010 автоматически показывает мне, как будут выглядеть мои переходы, чтобы я мог ориентироваться, что я выбираю. Третьим вариантом я выберу «галерея», теперь «поворот» и последняя «куб».

         Теперь у меня есть красочные переходы между слайдами. Следующим шагом я покажу, как создавать и вставлять красивее темы. Я выбираю второй слайд и говорю вставить тему SmartArt. Допустим, мне хочется создать схему, какого-нибудь процесса, я выбираю тему «шестеренки» и ввожу текст. Текст автоматически подбирается по размеру под «шестеренки», но мне не нравится этот красный цвет, поэтому я хочу сделать небольшую трехмерную схему и при этом изменить цветовую гамму, допустим, на вот такую. На этом же слайде я хочу вставить еще одну схему, я выбираю меню Вставка, иллюстрации SmartArt. И на этот же слайд вставляю, допустим, нет, это не «цикл», «иерархия», допустим, «уравновешивающие стрелки», ок, слегка перетаскиваю на середину. Ввожу здесь текст, допустим, это будет «приход и расход». Аналогично первой схеме я делаю схему слегка трехмерной и изменяю цвет на более удобный. Следующим шагом я не хочу, чтобы было наложение и для этого я выбираю анимация. Для первой, для того, чтобы она исчезла, я выбираю анимацию выхода, пусть это будет «масштабирование». Для второй моей схемы я выбираю вход, допустим, мне лучше нравится «обращение». Также я выбираю область Анимация и передвигаю ползунок, делаю так, чтобы не было наложения в анимации.

 

         Теперь посмотрим, что же у нас получилось, для этого я выбираю Показ слайдов и нажимаю сначала. Я вижу «итоги работы», название моей презентации, я вижу красивые переходы, я вижу первую мою схему и вижу, как появляется моя вторая схема. Я прерываю презентацию и ввожу заголовок «результаты».

         Следующим шагом я хотел бы добавить фотографию в мою презентацию и слегка ее отредактировать.

7.2 Создание красивых презентаций с Powerpoint 2010. Урок 7. Часть 2

 

Я ее буду редактировать. Я выбираю слайд с рисунком, говорю вставить рисунок из файла, и выбираю вот такой цветочек. Он очень больших размеров мне он таких размеров не нужен, мы его слегка уменьшим. Теперь нажимаем удалить фон, PowerPoint удаляетвесь лишний фон, и я сохраняю изменения. Теперь я делаю тень для моего цветочка и хочу добавить несколько художественных эффектов, допустим, вот такой – кисть. Я могу изменить цвет, сделать более ярким, насыщенность, либо перекрасить в какой то другой цвет. Пусть это будут более яркие цвета. И теперь я ввожу заголовки для моего слайда. Я уменьшаю размер, чтобы он влез по строке и пишу текст. Готово!

  

       Теперь я перейду к главной части моей презентации и покажу, как можно вставить в PowerPoint видеофрагмент, для того, чтобы проигрывать видео. Для этого я нажимаю Вставить клип мультимедиа, выбираю нужный мне видеоролик, пусть это будет вот этот, нажимаю кнопку Вставить. Видеоролик появился, я могу его проиграть. Я вижу, как он проигрывается у меня в PowerPointе. И, следующим шагом, мне хотелось бы слегка уменьшить его размер, и я хочу, чтобы он начинался не с вот этой фразы, а допустим, с последнего слайда и соответственно я выбираю вкладку Формат, пункт Заставка, и нажав на треугольник нажимаю текущий кадр, Заставка выбрана. Что же теперь получилось, давайте посмотрим презентацию.

        Я выбираю, показ слайдов сначала, вижу название презентации, вижу красивый переход к результатам, я вижу переход схем, я вижу мой видеоклип. Я нажимаю проиграть и вижу, что он начинает проигрываться. Нажав дальше, я вижу переход на мой рисунок и последний слайд.

         Это не совсем меня устраивает, я не хочу нажимать дополнительную кнопку, хочу, чтобы видео проигрывалось автоматически, я выбираю вкладку воспроизведение, начало и выбираю начало автоматически.

 

       Посмотрим, что получилось, мой первый слайд, схема, переход на другую схему, перешел и автоматически начал воспроизводиться мой видеофрагмент. Мне нравиться, я в любой момент могу прервать ее, перейти на следующий слайд и завершить презентацию. Великолепно!

     Мне сразу же захотелось показать эту презентацию своим коллегам и знакомым. Для этого я захожу на вкладку Показ слайдов, выбираю пункт Широковещательный показ слайдов, нажимаю начать широковещательный показ, PowerPoint подсоединяется к бесплатной службе прокат сервис, как только он подключится к службе, я получу ссылку, которую я могу отправить в письме своим коллегам и знакомым. У них может быть не установлен PowerPointе2010, они просто зайдут в веб-браузер и увидят то, как я им буду показывать презентацию. Я буду нажимать у себя, а они через веб-браузер будут видеть мою презентацию.

         Идет подготовка к широковещательному показу, презентация загружается на сервер. Вот ссылка на мою презентацию, я могу просто скопировать, отправить по электронной почтой или отправить мгновенное сообщение через Office-Communicator . Я нажимаю копировать, открою у себя веб-браузер, вставлю ссылку и нажму Начать показ слайдов. Пока у меня на заднем плане идет показ слайдов, как вы видите, моя презентация отображается в окне веб-браузера, и я могу ее просматривать. Я нажимаю завершить широковещательный показ, соглашаюсь, и возвращаюсь обратно в PowerPoint.

       Если мне понадобиться сделать так, чтобы мою презентацию видели только определенные люди, я точно так же, как в любом другом приложении, смогу защитить свой документ. Для этого я выбираю вкладку файл, Защитить презентацию, я могу пометить ее, как окончательную, то есть без возможности редактирования, но это выглядит уведомлением. На самом же деле презентацию можно будет отредактировать. Я могу зашифровать ее паролем либо ограничить разрешение для пользователей, кому-то я могу разрешить только чтение этой презентации и просмотр, а кому-то ее редактирование. Последняя функция требует подключения службы Live SkyDrive и соответственно вы можете использовать либо Live SkyDrive либо, развернутую службу РМС у вас в организации, для этого обратитесь к системному администратору он подскажет, что вам удобней.

 

          Теперь вы умеете создавать красивые, дизайнерские презентации, надеюсь, это поможет вам в работе. Спасибо.

8.1. Экономия на командировках и междугородних звонках - обзор возможностей Office Communicator

 

Добрый день уважаемые слушатели! Меня зовут Арсений Евмененко. Сейчас я расскажу вам, как работать в программе Office-Communicator . Эта программа позволяет не только общаться между коллегами внутри организации, а также сократить расходы на командировки и междугородние звонки внутри компании.

Что же может Office-Communicator? Я открываю окно Communicator и вижу очень простой интерфейс: большая кнопка с мои статусом, в котором я могу выбрать статус либо: я доступен, занят, не беспокоить, скоро вернусь, меня нет на месте. Я могу указать текущее расположение, где я нахожусь, дома, на работе либо в каком-то другом месте, а также параметры.

Я вижу свое имя, вижу комментарии, которые я могу отредактировать, которые подчеркивают то, чем я занимаюсь в данный момент времени. Допустим, я введу комментарий «запись». И я вижу список моих коллег и их статус. Желтый – это означает, что коллега в данный момент отошла, и ее нет на месте. Розовый это означает, что он выключился, и его нет в сети. Зеленый - это означает, что человек свободен и соответственно доступен для разговора.

Щелкнув правой кнопкой мышки по любому контакту я вижу список тех действий, которые я могу сделать, Я могу отправить мгновенное сообщение, я могу позвонить, как с помощью Communicatorа, так и на мобильный телефон, я могу начать видео звонок, организовать совместно доступ к рабочем у столу, оправить сообщение на электронную почту, запланировать событие либо расширить информацию использовав службу Life Meding, но а также просмотреть свойства контакта.

А я выбираю отправить мгновенное сообщение. Спрошу пользователя: занят ли он? Я вижу, что Ирина вводит сообщение. Занята. Я спрошу: может ли он поговорить со мною голосом? Отлично! Есть время. Я выбираю позвонить с помощью Communicator. Вижу, что идет звонок абоненту. Отлично! Я вижу, что установлено соединение с абонентом. И соответственно могу пообщаться с ней. Я завершаю звонок. Вижу длительность этого звонка. И хотел бы не просто пообщаться аудио, а я хотел бы взглянуть на человека это очень удобно, когда человек находится в другом городе. Я давно не видел его и соответственно могу посмотреть, я начинаю видео звонок. Я вижу свое изображение, вижу изображение Ирины, она мне машет рукой. Отлично!

Что же еще можно сделать с помощью Office-Communicator? Можно пригласить в беседу не только 2-х человек, а также нескольких людей. Я нажимаю позвонить Ирине аудио, устанавливаю это соединение. Звонок прерван, я могу нажать кнопку повторить звонок. Отлично! Я беседую с Ириной и хочу пригласить еще одного человека, допустим, это будет Юля. Я вижу, что она свободна, я вижу теперь ее отображение, я являюсь ведущим. Я жду, когда Юля подтвердит. Отлично! Юля теперь тоже находится на связи, но с ней можно обмениваться мгновенными сообщениями, а вот теперь и голосом. Великолепно! Я заканчиваю конференцию.

И следующая функция, которую можно делать с Office-Communicator это расшаривание документов на рабочем столе презентация этих документов удаленным сотрудникам. Я попрошу Ирину открыть свой рабочий стол. Отлично! Я принимаю приглашение, выполняется подключение к удаленному рабочему столу, и я вижу тот документ, который Ирина хотела мне показать. На данный момент времени только Ирина управляет эти документом, я управлять не могу, но я попрошу Ирину открыть для меня доступ. я не хочу чтобы Юля его видела. Юля ушла. Отлично! Я прошу Ирину дать мне доступ, Ирина дает мне совместное управление, и теперь я могу редактировать этот документ Я могу его выделять, я могу нажать «отмена», написать какой-нибудь текст, даже с ошибкой. Отлично! Я закрываю совместный доступ и закрываю беседу.

Все беседы пропущенные Вами автоматически будут сохраняться вам в Outlook ивы всегда сможете прочитать историю этих сообщений Outlook.

Надеюсь, что вам понравилсяOffice-Communicator и вы будете использовать его в работе. Помимо того, что вы можете использовать Communicator вместе с теми людьми, у кого он установлен, вы можете приглашать в Communicator людей, у которых установлен Skyp или ICQ. Для этого вам необходимо обратиться к вашему системному администратору, что бы он настроил вам этот функционал.

8.2. мировой опыт объединенных коммуникаций в госсекторе Office Communicator

 

9.1 Управление проектами с Project 2010. Урок 9. Часть 1

 

Добрый день уважаемые слушатели меня зовут Арсений Евмененко. Сейчас я расскажу вам, как можно управлять проектом с помощью Project2010. Для того, чтобы начать проект я запускаю Project2010 и вижу предложение Создать проект.

   Я могу создать проект из шаблонов, предложенных на сайте Office.com. Для этого я выбираю меню файл, создать и выбираю шаблоны, расположенные на сайте Microsoft, шаблоны загружаются. Есть шаблоны для бизнеса, для дома, маркетинговые и управление проектом. Выбираю бизнес, и вижу большое количество шаблонов уже готовых для работы, «Проект подготовки компании к сертификации», «Проект по замене ёмкости на предприятии», «Внедрение IT» или «Выпуск книги».

      Мы создадим пустой проект для начала и в этом проекте, для того, чтобы его начать, мы выберем тип проекта. Всего типов проекта бывает два, бывает проект, который надо завершить к определенному моменту, либо проект, который надо начать к определенному моменту. Я выбираю вкладку Проект, сведения о проекте, и выбираю либо это будет планирование по дате начала проекта, либо по дате окончания проекта.

     Возьмем дату начала и поставим, что проект начинается с 11 августа. Выберем календарь стандартный, это будет означать обычный 8 часовой рабочий день, и нажмем кнопку ок. для того, чтобы выбрать даты начала и окончания проекта, можно щелкнуть сведения о проекте, а можно просто перетащить вот эту полоску на нужную нам дату.

     Теперь давайте рассмотрим, как быстро создать задачу в нашем новом проекте. Для этого я выбираю вкладку Задача и нажимаю кнопку вставить задачу. Я могу выбрать просто задачу, могу выбрать повторяющуюся задачу либо пустую строку, или же импортировать те задачи, которые есть у меня в ноутбуке. Также я могу встать на любое поле в расписании и начать вводить любое название задачи, допустим, это будет «задача №1». Автоматически создалась задача, я указываю ей длительность, пусть это будет 4 дня, указываю начало для этой задачи 11 число, Project2010 автоматически показал окончание этой задачи, 16 число. При этом он указал немного больше дней, субботу и воскресенье, так как они выходные в стандартном календаре то он не брал их за рабочие.

       Теперь я хочу запланировать оценочные 4 дня, то есть может быть чуть больше, может чуть меньше. Для этого я дважды щелкаю на задачи и в длительности задачи указываю, что это предварительная оценка, то есть может быть больше, может быть меньше, и нажимаю кнопку ок. Появился знак вопроса.

       Точно так же я могу просто взять любую задачу. Создать, допустим «задачу №2», указать ей срок 2 дня, поставить знак вопроса и это будет означать, что предварительно 2 дня. Указываю, что дата 16 число или даже лучше 17 и соответственно задача закончится 18 числа.

       В Project2010 мы можем указать два типа задач, два режима задач. Задача, которая запланирована вручную, либо задача, которая запланирована автоматически. Для перехода между этими режимами я могу выделить нужную мне задачу, и сказать, что она будет автоматически планироваться. Я могу это сделать здесь, новые задачи, автоматическое планирование.

         Эти две задачи не связаны между собой, поэтому они начали выполняться в один день. Я хочу связать задачи, для этого я, перетаскиваю задачу на 17 число, и Project2010 автоматически понимает, что надо связать эти задачи. Я могу их связать, либо просто переместить без дополнительных связей. Я хочу связать эти задачи, нажимаю ок, и вижу, что эти две задачи теперь связаны, одна будет выполняться после второй.

         Следующая функция, о которой я хочу рассказать это инспектор задач. Эта функция позволяет оценить ошибки в проекте, а также показывает воздействие изменения задач на остальную часть проекта. Для этого я задам несколько задач, допустим три задачи. Переходим на вкладку Задачи, нажимаем пункт Проверить, Проверить задачи. Запускается инспектор задач, и вот эту задачу я переключу на планирование вручную.

         Теперь перемещаясь по задачам, я вижу дополнительную информацию о задачах, если возникают какие либо ошибки инспектор задач автоматически меня об этом предупредит. Он увидел, что задача сделанная вручную не отслеживается никак и предлагает переключить в режим автоматического планирования, нажимаем кнопку ок, задача переходит в режим автоматического планирования.

       Теперь я создам еще одну задачу, переключу ее на ручной режим и в инспекторе документов поставлю дополнительно еще, показать приложения и показать пропущенные проблемы. Теперь инспектор задач будет показывать мне дополнительные оповещения и те проблемы, которые я нажал пропустить.

         Посмотрим, как изменить внешний вид нашего проекта. Во многом Project2010 похож на Excel, у него также есть возможность фильтрации данных, например, показать все задачи с предварительной длительностью. Для этого я выбираю вкладку Вид, Фильтры, допустим, переключим здесь, четко 2 дня, выбираю фильтры, задача с оценкой длительности. Как видите, задача с точной длительностью пропала, я выбираю и получаю весь список.

       Также я могу изменить цветовое оформление моего проекта, я выбираю вкладку Формат, здесь могу выбрать, как будут выглядеть мои задачи на диаграмме Ганта, допустим, мне нравятся фиолетовые цвета, или же вот такие. Соответственно задачи, которые запланированы вручную, будут отображаться голубым цветом, а задачи, которые запланированы автоматически будут отображаться, синим цветом.

         Какие еще задачи я могу ставить? Я могу создать задачу и пометить ее, как веха, вставить веху. Я ее называю веха. Веха всегда будет нужней, она будет отображать, какой либо этап завершения проекта. Я перенесу ее на 16 число.

          На следующем этапе я могу изменить форматирование текста. Для этого я выбираю Формат, Стиль текста и могу выбрать шрифт, который мне подходит, ок, соответственно все мои задачи приняли этот шрифт.

         Я могу поменять внешний вид проекта, то, как будут отображаться переходы между задачами. На данный момент они отображаются вот такими прямыми стрелками. Поставлю еще одну задачу, свяжу ее и хочу поменять. Для этого я выбираю Формат, Стиль отрезков и выбираю форму, как будут отображаться мои задачи, толстой или тонкой линией. Могу также выбрать, как будут отображать суммарные задачи , как будут отображаться вехи. На данный момент вехи отображаются вот таким ромбиком, я например, хочу, чтобы они отображались вот таким треугольником, нажимаю ок. Теперь вехи отображаться треугольником.

         На диаграмме Ганта я могу посмотреть макет, и сделать, чтобы стрелочки выходили из конца задачи и приходили к началу задачи, нажимаю ок, как мы видим, стиль поменялся.

         Посмотрим, как можно использовать копирование и вставку в Project2010. Для этого я выбираю задачу, нажимаю копировать, располагаю, курсор в любом удобном мне месте и говорю вставить. Теперь задача вставлена в то место, которое, я ей указал. Пусть это будет задача №5, переключаем ее в режим планирования вручную и перемещаем на вот эту дату, указываем, что это не оценочные дни, это ровно 2 дня назад.

         Любую задачу из проекта можно добавить на временную шкалу. Временная шкала это то, что находится у нас сверху экрана. Здесь мы видим начало нашего проекта 11 числа, и видим окончание проекта, которое рассчиталось в зависимости от количества наших задач. Я хочу добавить вот эту задачу на временную шкалу, нажимаю правую кнопку мыши добавить на временную шкалу и вот эту задачу вручную тоже добавить на временную шкалу. Задачи №4 и №5 добавились на эту временную шкалу.

         Временную шкалу я могу представить в различных вариантах, я могу перейти на вкладку Формат и выбрать подробную или сокращенную временную шкалу, при этом используются только существующие задачи, выбрать, как будет отображаться формат даты.

9.2 Управление проектами с Project 2010. Урок 9. Часть 2

 

Также могу скопировать временную шкалу для электронной почты, для презентации либо полный размер, допустим, я возьму для презентации. Скопирую, теперь открою Project, уберу лишний текст с экрана и нажму кнопку вставка, вставить, использовать конечную тему, исходное форматирование или же, как рисунок, меня интересует исходное форматирование, и я перенесу ее на центр экрана. Как же это будет выглядеть в презентации? Я вижу свою временную шкалу с определенными задачами, я вижу даты, когда начало и даты недели.

 

         Также я могу скопировать вооблук для электронной почты, я выбираю скопировать вооблук, открываю вооблук, создаю сообщение и говорю вставить в это сообщение временную шкалу. Она создается, маленького формата, меньше чем в Project и соответственно удобна для пересылки, для отображения на экране.

 

     Теперь я хочу завести ресурсы. Ресурсы в Project2010 бывают трех основных типов: это трудовые они исчисляются в людях и рабочих часах, это материальные они исчисляются в расходных материалах и затратные исчисляются в деньгах. Для этого я перехожу на вкладку Ресурс переключаюсь в Планировщик работы группы и выбираю пункт Ресурсы, точнее Добавить ресурсы. Я могу добавить ресурсы из адресной книги, а также могу создать произвольные трудовые ресурсы. Я не хочу, чтоб это были произвольные, я выберу из адресной книги. Подключается моя адресная книга, я выбираю себя, выбираю еще нескольких людей, допустим, Ирину и Аню, жена, нажимаю ок. Теперь эти три трудовых ресурса присутствуют в моем списке ресурсов. Я хочу назначить стоимость этих ресурсов. Для этого я щелкаю два раза мышкой, на каком либо ресурсе и соответственно указать затраты.

 

         Другой вариант я могу выбрать на вкладке Ресурс, Сведения, и появится то же самое окно, но это неудобно. Самый удобный вариант это выбрать подробные сведения о ресурсе, я выбираю подробно. Я вижу стандартную ставку, вижу ставку сверхурочно и соответственно когда начислять эту ставку, также вижу календарь этого ресурса. Допустим, я указывал ставку для этого ресурса, ставка Сверхурочно, выбираем начислять по окончанию и календарь пусть будет стандартный. Я нажимаю кнопку ок, сохраняю, для остальных тоже ввожу ставки пропорционально и нажимаю ок.

 

       Теперь у меня есть три трудовых ресурса, которые я могу задействовать в своем проекте. Как мне назначить эти ресурсы на мои задачи, я выбираю вкладку Задачи, диаграмма Ганта, предварительно убрав подробно, и вижу свою диаграмму. Я выбираю, какую либо задачу, делаю на ней двойной щелчок кнопкой мыши и нажимаю вкладку Ресурсы. Выбираю название ресурса, допустим, эту задачу буду делать я, будет занято 100% моего времени и нажимаю ок. Вот эти две задачи будет делать Аня. И пятую задачу будет делать Ирина. Отлично!

 

         Кстати инспектор задач показывает, что эта задача может начаться на три дня раньше, он подсказывает, что я могу намного раньше начать и соответственно раньше закончить. Я соглашусь с этим и нажму кнопку изменить дату, автоматически задача перенеслась на три дня раньше. Допустим, четвертой задаче я назначу ресурс Ирину. Как только я это сделал, инспектор задач показал, что ресурсы превышают доступность, перепланировать задачу. Меня интересует перепланировать вот эту задачу, как мы видим красненький человечек, это означает то, что этот человек, те ресурсы, которые мы назначили на эту задачу, слишком занят. Я перепланирую ее, она перенеслась, как только ресурсы освободятся, то есть на пятницу и понедельник.

 

         Мне хочется, чтобы эта задача была выполнена намного быстрей, что мне для этого надо сделать, я выбираю эту задачу и соответственно указываю, что она будет сделана за один день. Тогда это будет сделано за те же самые деньги, но за один день. Это в принципе не правильно, потому, что на эту задачу требуется два дня. Я возвращаюсь обратно, делаю 2 дня, перехожу на вкладку Ресурс, выбираю и нажимаю дополнительно, и вижу, что на задачу 4 и 5 идут обычные трудозатраты. Я указывал, что на вот эту задачу надо потратить чуть больше времени или чуть меньше в зависимости от изменения здесь трудозатрат будет меняться длительность выполнения данной задачи.

 

         Также я могу изменить календарь, сказать, что этот человек будет работать 24 часа в сутки, тогда все задачи уменьшаются по длительности, потому, что человек будет работать быстрее и сможет выполнить намного быстрее все те задачи. Теперь трудозатраты 16 часов остались прежними, но при этом длительность задачи составляет чуть больше одного дня. Вернем обратно наш стандартный календарь и задачи вернулись в прежнее состояние.

 

        Что еще можно сделать, допустим, я хочу эти задачи сделать так, чтобы они были выполнены на несколько процентов. Как мне это сделать? Я выбираю, какую либо задачу, нажимаю кнопку, что она завершена на определенный процент, допустим, пятьдесят и это автоматически отображается на моей диаграмме Ганта.

 

         У меня есть SharePoint Server, и я хочу, чтобы этот проект синхронизировался с задачами, которые есть на SharePoint. Я выбираю вкладку файл, выбираю сохранить и отправить, синхронизировать со списком задач, указываю адрес моего Project Server, нажимаю проверить, ввожу пароль. Да действительно там есть Project Server, и есть список задач, нажимаю синхронизация. Сохраняю данные, и теперь открыв браузер, перехожу на сайт Projectа.

9.3 Управление проектами с Project 2010. Урок 9. Часть 3

 

Отлично! Я вижу задачи, открываю, вижу, что все мои задачи перенеслись в Project, при этом 10%выполнения, соответственно есть те задачи, от которых зависит, здесь же я могу поменять задачи. Допустим, вот эта задача №1, она на самом деле уже стартовала, я нажимаю изменить, выбираю, что она в работе и выполнена на 25%, нажимаю сохранить. Обновилась, я закрываю веб-браузер. И теперь нажимаю синхронизация, загружаю из SharePoint, вижу, что задача действительно изменилась, она на 25% теперь закончена, но возникла проблема планирования. Задача начинается в не рабочее время, есть ресурсы, которые используются в нерабочее время и для задачи может потребоваться задержка на день с небольшим. Я нажимаю изменить дату, вижу, что задача слегка увеличилась, это приемлемо, и я нажимаю автоматическое планирование, соблюдение связей. Отлично! Все мои задачи соответственно перенеслись.

         Последнее о чем я хочу рассказать это построение отчетов по проекту. Первый тип отчета это сравнение, для этого я перехожу на вкладку Проект, выбираю Сравнить проекты, но первоначально мне надо бы сохранить этот проект, чтобы было с чем сравнивать. Я выбираю сохранить как, называю его «проект №1» и вношу, какие либо изменения, допустим, здесь я четко укажу, что эта задача будет длиться  2 дня, а эта задача займет, допустим, 4 дня, нажимаю ок. И теперь сохраняю и этот проект, называю его «проект №2», выбираю Сравнить проекты, нажимаю кнопку Обзор, чтобы найти предыдущий проект, открыть, ок, создается отчет о сравнении.

             Создан отчет о сравнении, задача 5 равна, все задачи в принципе равны. На самом деле это неправда, если мы посмотрим на проект, здесь 2 дня, здесь 2 дня. Посмотрим на другой проект, здесь 4 дня, здесь 2 дня. Для того, чтобы сравнить проекты, так как у нас не получилось, мы добавим новую задачу, создадим задачу №6, длительность ее укажем 3 дня, и теперь сравним с сохраненным проектом. Выбираем Сравнить проекты, нажимаю кнопку Обзор, чтобы найти сохраненный проект, открыть, ок. Создается отчет о сравнении. Чем же отличаются эти проекты? Мы видим, что добавилась новая задача, она отличается, раньше было 2 дня теперь 6 дней и есть изменения в датах, значит, разница существует.

         Мы можем выбрать проект, который нам более удобен, это удобно, когда мы планируем, различные проекты и соответственно выбираем, более оптимальный или возвращаемся к предыдущему варианту. Я закрываю сравнения.

           Следующий вид отчетов, которые мы можем построить, это отчеты для печати. Я нажимаю, Отчеты, меня интересуют отчеты по затратам, бюджет данного проекта, выбрать. И, допустим, отчет уже создан, вот так он будет выглядеть на печать.

           Последний тип отчетов, это наглядные отчеты. Здесь мы можем создавать сводные отчеты либо в формате Excel, либо в формате видео. Я выбираю отчет, Project собирает все сведения для построения сводной таблицы в Excel. И дальше откроется Excel, чтобы показать мне отчет. Открылся отчет по базовым трудозатратам, это сводная таблица в Excel, которую я могу рассматривать. Какие есть трудозатраты на проект, на задачи это все можно рассмотреть. Я закрываю отчеты и возвращаюсь к своему проекту.

         Как выглядят большие проекты, созданные Project2010. Я нажимаю кнопку Создать, выбираю Планы, Бизнес и допустим «Проект проведения новогоднего вечера», загрузить. В этом проекте достаточно много пунктов и задач. Занимает деятельность 32 дня. Это суммарная задача, ее я могу свернуть в подзадачи, подготовка мероприятия, проведение мероприятия и проект завершен, это вечер. Дальше назначаем ресурсы, назначаем стоимость и создаем свой собственный проект.

         Я могу вставлять дополнительные столбцы, которые мне интересны. Я выбираю, вставить столбец и Project2010 автоматически предлагает выбрать тип этого столбца. Для того, чтобы было понятно, что это такое, допустим, мне интересно, предшественники и он автоматически показывает тот же самый столбец. Есть еще и фильтрация по данному типу столбца.

         Я надеюсь, что вам понравилось работать с Project2010, вы будете использовать его для выполнения, каких либо задач или проектов на работе, надеюсь, это было просто.

 

 

Прочитано 1667 раз
Другие материалы в этой категории: « Microsoft Word 2007. (24 видео урока)
Авторизуйтесь, чтобы получить возможность оставлять комментарии